TRIBUNNEWSSULTRA.COM, KENDARI - Mengenal Warehouse Management System, definisi, proses hingga manfaatnya untuk kelancaran bisnis.

Warehouse Management System adalah sistem logistik pergudangan yang biasanya dipakai oleh suatu perusahaan untuk menyimpan serta menyediakan barang.

Sistem ini membantu perusahaan untuk menginventarisasi barang yang masuk ataupun keluar.

Jika memiliki bisnis jual beli suatu barang, Anda tentunya akan memerlukan sebuah gudang untuk menyimpannya.

Melakukan pemasukan, pengiriman, dan penyimpanan barang di gudang tidak bisa sembarangan, harus ada sistem pencatatan.

Baca juga: Apa Itu Aplikasi Inventory Barang Berbasis Web? Manfaat, Fitur, Keunggulan hingga Jenis Industri

Oleh karena itu, suatu perusahaan sangat membutuhkan Warehouse Management System.

Jika Anda seorang pengusaha di bidang jual beli barang, sangat penting untuk memahami Warehouse Management System demi kelancaran bisnis.

Melalui artikel ini membahas tentang apa itu WMS, proses, serta manfaatnya untuk kelancaran bisnis.

Inilah penjelasan lengkap tentang Warehouse Management System.

Apa Itu Warehouse Management System?

Baca juga: 13 Tips Mengelola Keuangan Usaha Agar Berjalan Lancar dan Efektif Lewat Aplikasi Mekari Jurnal

Warehouse Management System mengacu pada pengawasan operasi di gudang.

Sistem manajemen ini sudah termasuk penerimaan, pelacakan, dan penyimpanan inventaris, serta pelatihan staf, pengelolaan pengiriman, perencanaan beban kerja, dan pemantauan pergerakan barang.

Sejatinya, WMS adalah sistem pergudangan terdiri dari perangkat lunak dan proses yang memungkinkan organisasi untuk mengontrol dan mengelola operasi gudang dari saat barang atau bahan masuk ke gudang sampai mereka pindah.

Anda dapat membeli tanah, menyewakan fasilitas, mempekerjakan staf, membeli peralatan, dan membuat pelanggan membeli dari Anda. Semua bisa tercatat dalam sistem.

Biasanya sebuah warehouse berada di pusat operasi manufaktur dan rantai pasokan karena gudang menampung semua bahan yang digunakan atau diproduksi dalam proses tersebut, mulai dari bahan mentah hingga barang jadi.

Tujuan dari adanya WMS adalah untuk membantu memastikan bahwa barang dan material bergerak melalui gudang dengan cara yang paling efisien dan hemat biaya.

WMS menangani banyak fungsi yang memungkinkan pergerakan ini, termasuk pelacakan inventaris, pengambilan, penerimaan, dan pembuangan suatu barang.

Warehouse Management System juga memberikan visibilitas ke inventaris organisasi setiap saat dan lokasi, baik dalam fasilitas atau dalam perjalanan.

Hal ini akan sangat memudahkan Anda untuk melacak jumlah stok, hingga melacak apabila staff Anda berbuat kecurangan.

WMS tidak terjadi begitu saja. Warehouse Management System juga bekerja dengan suatu proses, layaknya suatu proses yang lain.

Proses Warehouse Management System sejatinya cukup sederhana.

Proses Warehouse management system

Warehouse Management System adalah salah satu aspek dari manajemen rantai pasokan (supply chain).

Hal ini pun dapat mempengaruhi pemenuhan pesanan ritel, penyimpanan, manajemen persediaan, pengiriman, dan distribusi.

Memiliki solusi all-in-one seperti Warehouse Management System ini, memungkinkan Anda melihat apa yang terjadi di berbagai fungsi gudang secara real-time seperti penerimaan inventaris, pengemasan pesanan, pengiriman yang diberi label, dan pergerakan barang lainnya.

Ada beberapa proses yang harus dalam Warehouse Management System. Berikut ini adalah penjelasan lengkap tentang proses Warehouse Management System.

1. Receiving and Put Away

Receiving adalah tindakan untuk menangani produk ke gudang dan ke dalam sistem. Suatu gudang bisanya melakukan receiving untuk produk tunggal, objek, liter, karton, paket, peti, kilogram atau palet penuh.

Bisa juga untuk barang besar seperti palet, atau sekecil pin split.

Cara terbaik untuk menerima produk adalah melalui pemberitahuan pengiriman uang muka dari pemasok.

Dengan informasi ini tentang sistem, operator dapat memindai barcode konsinyasi untuk memunculkan uang muka.

Jika pengiriman cocok dengan uang muka, maka sistem akan menerima barang tersebut.

Tetapi pada titik ini mereka masih dalam pementasan, meskipun siap untuk dihapus.

Beberapa sistem memungkinkan barang yang akan diterima ke dalam inventaris pada saat ini, sedangkan yang lain memerlukan barang yang akan dikirim ke lokasi saham tertentu sebelum inventaris diperbarui.

Kemudian ada Put Away. Sistem yang baik akan meminta staf put-away dengan catatan yang menunjukkan bahwa stok dalam pementasan menunggu untuk diangkut ke lokasi penyimpanan.

Proses dimulai ketika operator menerima tugas put-away dari program sumber daya perusahaan (ERP) atau sistem manajemen gudang (WMS), dan kemudian memindai barcode barang yang relevan.

Jika tidak ada barcode, maka entri manual dapat mengonfirmasi bahwa barang telah teridentifikasi.

Pada titik ini sistem akan mengarahkan staf put-away untuk mengirimkan barang ke lokasi penyimpanan yang relevan.

Setelah di lokasi, operator akan memindai barcode lokasi stok yang relevan, atau secara manual mengonfirmasi mereka telah menemukan lokasi yang benar, lalu letakkan barang ke dalam slot sebelum mengonfirmasi proses put-away selesai.

2. Dispatching

Selanjutnya, proses Warehouse Management System adalah dispatching atau pengiriman.

Pengiriman yang sukses terletak pada kemampuan operasi untuk memiliki barang yang siap berangkat, tepat pada waktunya bagi operator untuk memuat truk mereka.

Manajer Dispatching Control (DC) harus menyesuaikan pengiriman dengan keseimbangan dan perkiraan pengemasan dan pengiriman sesuai dengan waktu pengambilan kurir.

Barang-barang yang yang siap terlalu cepat dan jauh dari waktu perkiraan pengambilan kurir juga dapat merusak sistem Anda karena menyebabkan banyak barang menumpuk.

Jika terlalu lambat, juga akan mempengaruhi pengiriman menjadi lebih lambat.

Oleh karena itu, sistem warehouse yang presisi sangatlah Anda butuhkan untuk memastikan barang-barang terkirim di waktu yang tepat untuk menghindari penumpukan barang di gudang.

3. Stock Take

Stock take adalah upaya yang harus Anda lakukan untuk mengendalikan stok barang.

Pengendalian jumlah stok ini merupakan proses Warehouse Management System yang sangat penting untuk memastikan Anda tidak memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit stok.

Stok yang terlalu sedikit akan membuat Anda kewalahan dalam melayani permintaan.

Sementara stok yang terlalu banyak juga akan membuat gudang Anda penuh (overload).

Oleh karena itu, sangat penting untuk memastikan stok yang Ada di gudang Anda sesuai, tidak terlalu banyak dan juga tidak terlalu sedikit.

Perhatikanlah pergerakan stok Anda dari hari ke hari.

Jika pergerakan stok sesuai atau dekat dengan perkiraan Anda, maka sistem gudang Anda sudah cukup baik.

Namun, apabila pergerakan stok terlalu cepat, maupun terlalu lambat, hal ini menandakan ada yang salah dengan sistem dan Anda harus segera memperbaikinya.

4. Reporting

Reporting atau pelaporan, sistem warehouse harus memiliki sistem pelaporan juga. Laporan ini akan membantu Anda untuk mengevaluasi kinerja sistem gudang Anda.

Dengan adanya laporan ini, akan sangat membantu Anda dalam menerapkan strategi kerja pada gudang Anda, sehingga target Anda dapat tercapai.

Manfaat Warehouse Management System

Ada banyak manfaat Warehouse Management System berikan kepada para pemilik perusahaan.

Warehouse Management System membantu perusahaan dalam mendukung operasi sehari-hari di gudang.

Berikut adalah benefit yang akan Anda dapatkan ketika menggunakan WMS.

1. Handling Proses Cepat

Banyak warehouse atau gudang yang merasakan proses handling sangat lambat dan memakan waktu yang tidak sedikit.

Hal ini membuat banyak staff Warehouse ini harus lembur untuk menyelesaikan pekerjaan.

Selain itu, handling proses yang lambat dapat membuat barang menjadi menumpuk dan memenuhi setiap sudut gudang.

Hal ini sering terjadi bagi warehouse yang memiliki toko online dan sedang menangani penjualan di tanggal kembar.

Sistem manajemen warehouse yang baik akan membantu Anda melakukan proses handling dengan cepat.

Proses handling yang kami maksud adalah proses pencatatan dan inventarisasi saat barang masuk.

Proses handling juga terjadi ketika barang tersebut keluar atau dikirimkan.

Pencatatan perlu dilakukan agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman barang.

Perlu diingat bahwa kesalahan pengiriman barang ini merupakan hal yang sangat fatal bagi suatu warehouse sehingga hal ini perlu dihindari.

Proses handling yang cepat ini akan sangat membantu Anda dalam menjaga gudang Anda agar tidak ada barang yang menumpuk tanpa ada kejelasannya.

2. Mudah Mengatur Tempat Penyimpanan

Sistem manajemen warehouse yang baik akan sangat membantu Anda dalam mengatur tempat penyimpanan.

Sistem ini membantu untuk melakukan penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang dalam waktu yang singkat sehingga tidak ada barang stok yang terlalu lama berdiam di gudang.

Keberadaan stok di dalam suatu gudang akan terus bergerak. Terlepas dari stok masuk, disimpan, maupun stok keluar.

Anda disarankan untuk selalu melacak item stok mana yang memiliki perputaran tercepat sehingga Anda dapat menyimpannya dengan lebih efisien dan meminimalkan waktu gerakan stok terhenti.

Melacak di mana suatu produk berada di gudang bisa menjadi tugas yang menakutkan. Kehilangan pelacakan dapat memiliki konsekuensi yang mahal bagi bisnis Anda.

Oleh karena itu, sistem manajemen inventaris memungkinkan Anda menemukan dan mengambil item dengan cepat.

Bagian paling penting dari penggunaan WMS adalah sistem ini memungkinkan Anda untuk melihat informasi ini juga.

Sehingga Anda tidak pernah kehilangan jejak berapa banyak stok yang dimiliki, dan tahu persis di mana barang tersebut berada di gudang.

Mekari Jurnal, Rekomendasi Aplikasi WMS Terbaik

Mekari Jurnal merupakan software akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya.

Tujuan Jurnal.id adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.

Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik.

untuk itulah, Jurnal.id hadir sebagai Simple Online Accounting Software untuk menunjang kesuksesan pebisnis.

Dengan menggunakan aplikasi inventory dan accounting Jurnal.id, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat.

Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.

Jurnal.id bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet.

Menggunakan software akuntansi ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam membuat invoice atau faktur, mengecek inventori, serta membuat laporan keuangan.

Jadi, Jurnal.id menjadikan pembuatan laporan keuangan perusahaan lebih mudah, aman, cepat, nyaman, dan datanya bisa diakses secara real-time.

Menariknya, Jurnal.id telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank, sehingga keamanan data perusahaan terjamin.

Dengan menggunakan Jurnal, Anda juga dapat mengakses data secara realtime, kapanpun dan dimanapun.

Bagi pemilik online shop, manfaatkan juga aplikasi pembukuan untuk membantu pekerjaan Anda.

Nikmati kesempatan mendapatkan free trial aplikasi Jurnal selama 14 hari. (*)